Gestion des copropriétés et des biens dans les syndics de copropriété

Traditionnellement  la gestion se fait sur support papier de type cahier ou photocopies voire sur un tableur excel.

Ce suivi se fait souvent en notant la date, le nom du bien, le nombre de clés ou badge du trousseau, l’adresse, le nom de l’entreprise et sa signature pour la sortie et éventuellement une signature pour le retour. 

Constat : temps de notation énorme pour la personne à l’accueil , perte de temps pour le retour du trousseau en recherche du bon cahier et de la bonne ligne, pas de certitude de la conformité du trousseau de départ…

Pourquoi digitaliser la gestion de clés ?

• Pour la gestionnaire un inventaire précis des clés confiées
• Meilleure communication avec les différents services et les prestataires
• Centralisation de la traçabilité des clés .

Sécurisation renforcée

Seules les clés nécessaires sont distribuées, avec un descriptif précis de chaque clé.

• Un transfert des trousseaux validé par un badge avec un mail pour la récupération par le prestataire.
• Un badge porte clés scellé  sécurisant le trousseau pour toute atteinte à son intégrité.

Traçabilité

Chaque trousseau de clés est associé à un badge scellé qui permet une traçabilité des échanges avec un historique.

Un visuel coloré automatique permettant de savoir si le trousseau est présent ou non.

Un mail à la prise du trousseau valide l’échange avec le prestataire et sa responsabilité et une relance régulière, automatique ,lui en rappelle la possession.

Satisfaction du client

Le client est assuré par ces dispositifs de sécuriser son bien, matériellement et financièrement. Toutes les interventions et intervenants sont connus et en cas de perte une responsabilisation du prestataire.

Valorisation de l’image de l’agence auprès de sa clientèle et des prestataires.

Image auprès des prestataires

Plus de déplacement inutile en cas de clés absentes , un descriptif précis des clés pour un meilleur accès.